Maak deze zeven beginnersfouten niet

Het is vrijdagavond. Na een avondje bankhangen heb ik een idee. Ik ga een boek publiceren van mijn foto’s uit Vietnam! Zo gezegd, zo gedaan. Het ging goed! Al snel vond ik een uitgever en klanten die mijn prints wilden bestellen! Binnen een maand had ik € 10.000,- bij elkaar via een crowdfundactie. Een half jaar later zat ik huilend op de bank. Wat had ik in godsnaam gedaan?

Ik had inmiddels zoveel fouten gemaakt in mijn administratie dat alleen denken aan de administratie al stress opleverde. Eenmaal aangeklopt bij een boekhouder bleek dat ik een aantal beginnersfouten had gemaakt die ik makkelijk had kunnen voorkomen. Zo moest ik samen met mijn boekhouder met een markeerstift door al mijn persoonlijke uitgaven en moest ik met terugwerkende kracht al mijn facturen van de eerste zes maanden voorzien van de juiste factuurgegevens.

Om ervoor te zorgen dat jij niet dezelfde fouten maakt als ik, zijn hier zeven eenvoudige tips!

Begin gelijk met boekhouden #

Begin zo snel mogelijk met het bijhouden van je boekhouding en maak een afspraak met een boekhouder. Ik moest met terugwerkende kracht alle facturen van een aantal maanden geleden versturen en alle bonnetjes uploaden, daar wordt niemand blij van.

Creëer rust #

Stap af van excel-lijstjes en zorg voor overzicht door het gebruik van een boekhoudprogramma. Wanneer je een boekhoudprogramma gebruikt, heb je gelijk overzicht van je kosten, opbrengsten, btw-aangifte en meer. Ook kun je in een aantal programma’s zien welke klanten nog niet hebben betaald. Zo zie je in één overzicht wie je een herinnering moet sturen, of stel in dat er na een bepaald aantal dagen automatisch een herinnering wordt verstuurd. De tijd die je hiermee bespaart kun je gebruiken voor wat je echt leuk vindt, het ondernemen!

Ik was zelf op een gegeven moment zoveel tijd kwijt met de verschillende excel-lijstjes die ik gemaakt had dat ik begon met uitstelgedrag, “studieontwijkend-gedrag”. Wat natuurlijk op termijn alleen maar leidt tot meer werk. Wanneer je de zaken gelijk op orde hebt, schept dat rust. Trust me.

Ken je kracht #

Jouw kracht zit in ondernemen. Ben je schilder, coach of advocaat? Dan ben je daar vast erg goed in! Maar misschien in boekhouden wat minder, accepteer dit. Een boekhoudprogramma helpt je met je boekhouding bijhouden, bij vragen kun je altijd terecht bij de supportafdeling van je boekhoudpakket of bij een boekhouder. Via de expertspagina vind je altijd een Moneybird Expert bij jou in de buurt!

Mijn kracht zit hem in verhalen vertellen met beeld. Ik heb mijn persoonlijke administratie altijd goed op orde. Ik ging er eigenlijk vanuit dat boekhouden me vrij natuurlijk af zou gaan. Ik had het mis. In het begin kon ik hier slecht mee om gaan. Ik kon wel huilen als ik weer eens een fout had gemaakt. Maar weet je wat? Ik hoef niet overal goed in te zijn. En jij ook niet!

Open een zakelijke rekening #

Wanneer je een zakelijke rekening opent en gebruikt, hoef je niet al je privé-uitgaven weg te boeken. Je gebruikt je pinpas namelijk ook voor boodschappen, kleren en wat al niet meer. En mocht je een boekhouder hebben die met je meekijkt, dan heeft hij of zij ook zicht op al deze uitgaven ;).

In het begin van mijn onderneming heb ik geen zakelijke rekening gebruikt. Toen ik na een half jaar bij een boekhouder aanklopte moesten we door AL mijn uitgaven en inkomsten van de afgelopen maanden lopen om te arceren wat zakelijk transacties waren. Een gele voor zakelijke inkomsten, een roze voor zakelijke uitgaven en een pen voor al de anderen...

Weet hoeveel btw je vragen moet #

Zoek op de website van de belastingdienst of vraag je Moneybird Expert hoeveel btw je vragen moet op je dienst of product. Voor boeken geldt vaak negen procent en kunst ook. Maar wanneer is iets kunst? Ook bij facturen naar het buitenland gelden er regels voor het vragen van btw. Hoeveel btw vraag je aan een klant in Duitsland? Dit is anders dan een klant in Zwitserland. Ook kan het voorkomen dat je btw moet verleggen. Voorkom fouten door vooraf te checken hoeveel je moet vragen.

Lees bankgegevens in #

Kent je boekhoudprogramma geen koppeling met jouw bank? Je kunt overstappen. OF je kunt je bankgegevens op een vast moment inlezen. Doe het bijvoorbeeld elke eerste maandag van de maand. Op die manier ben je altijd up to date en hoef je niet in een klap veel werk te doen.

Denk na over je factuurnummers #

Factuurnummers zijn voor zowel jezelf als de belastingdienst belangrijk. Wanneer je begint met het versturen van facturen is het handig om hier gelijk een duidelijke structuur in te hebben zodat je je niet halverwege het jaar bedenkt. Ik ben bijvoorbeeld begonnen met 0001. Toen kwam ik er achter dat het jaartal vermelden ook wel makkelijk is, 2018-022 heb ik nu voor gekozen. Sommige mensen kiezen er ook voor om andere informatie in het factuurnummer te verwerken, zoals kwartaal, maand of klantnummer.

Sinds ik bij Moneybird werk weet ik gelukkig hoe ik mijn eigen boekhouding moet doen en anders kan ik altijd aankloppen bij mijn collega's. Misschien heb je deze tips helemaal niet nodig, maar misschien ook wel! Voor mij was het in ieder geval fijn geweest als ik bovenstaande dingen vanaf het begin af aan geweten had. Had me een hoop emotionele meltdowns bespaard.